업무 효율성 향상 시키는 5가지 방법

업무 효율성과 생산성에 대한 상관관계

업무 효율성은 주어진 자원(시간, 노력, 자금 등)을 사용하여 원하는 결과를 달성하는 능력을 말합니다.

 

업무 효율성은 일의 수행 방식, 프로세스, 도구 등에 대한 효과적인 관리와 적용을 통해 개선될 수 있고

주어진 시간 안에 얼마나 많은 업무를 능률적으로 처리할 수 있는지를 나타내는 지표이며,

생산성은 일정 기간 동안 얼마나 많은 결과물을 내놓을 수 있는지를 의미합니다.

이 두 변수 사이의 상관관계는 개인의 업무 방식부터 조직의 문화, 시스템 등 여러 요인에 의해 영향을 받습니다

 

예를 들어, 업무 효율성을 높이기 위해 기존 업무의 프로세스를 최적화하거나 협업툴을 도입할 수 있습니다.

 

생산성은 일정 기간 동안 생산된 결과물의 양이나 품질을 측정하는 지표입니다. 즉, 단위 자원당 생산되는 결과물의 양 또는

가치입니다. 생산성은 주로 시간, 노력, 자금 등의 자원을 투입하여 원하는 결과를 달성하는 능력에 초점을 맞춥니다.

 

생산성을 높이기 위해서는 자원의 효율적인 사용, 프로세스의 최적화, 기술의 혁신 등이 중요합니다.

 

업무 효율성과 생산성은 서로 긴밀하게 연결되어 있습니다.  업무 효율성을 높이면 동일한 자원을 사용하여 더 많은 결과물을 달성할 수 있습니다. 이는 생산성을 향상시키고 비즈니스의 경쟁력을 강화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 업무 효율성과 생산성을 모두 향상시키는 것은 조직의 성과를 향상시키는 데 중요합니다.

 

 

업무 효율성을 향상시키는 5가지 방법

업무 효율성과 생산성을 높이기 위해서는 다양한 방법이 있습니다.

업무 효율성을 높이기 위해서는 다양한 측면에서 접근하는 것이 중요합니다. 
여기에는 개인의 습관부터 팀의 작업 방식, 그리고 사용하는 도구에 이르기까지 포괄적인 점검과 개선이 필요합니다.

(1) 업무 환경 정비하기
✔️자리 정돈: 자신의 작업 공간을 정리하고 필요한 물건만 간결하게 배치함으로써 불필요한 

산만함을 제거하고 일에 집중할 수 있습니다. 깔끔한 책상은 생산성을 높이는 데 큰 역할을 합니다.

✔️디지털 환경 최적화: 컴퓨터 데스크톱이나 필요한 소프트웨어를 정리하여 각종 파일과 프로그램을 손쉽게 찾을 수

있도록 합니다. 꼭 필요한 애플리케이션과 자주 쓰는 문서는 바로 가기 아이콘으로 만들어

빠르게 접근할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

(2) 시간 관리 및 계획 수립
✔️일일 계획 세우기: 매일의 시작에는 하루 동안 집중해야 할 목록을 작성합니다. 

이 목록에는 가장 중요한 업무부터 차례로 나열하고, 각 업무에 소요될 시간을 추정하여 스케줄을 구성합니다.

✔️시간 트래킹: 실제 업무에 소요되는 시간을 기록하여 비효율적인 시간 사용을 줄이고, 시간 관리를 위한 데이터를 축적합니다. 

이는 업무에 대한 자기 인식을 높이는 데 도움을 줍니다.

(3) 중요 업무 우선 처리
✔️우선순위 분류: '긴급하고 중요한 업무', '중요하지만 긴급하지 않은 업무', '긴급하지만 중요하지 않은 업무', 

'긴급하지도 중요하지도 않은 업무'로 분류하여 우선순위에 따라 업무를 처리합니다.
✔️문제 해결력 강화: 복잡한 문제가 발생했을 때 이를 신속하게 해결할 수 있는 능력을 길러야 합니다. 

문제 해결을 위한 전문 지식 습득이나 창의적 사고 방식을 발달시킬 수 있는 트레이닝을 받는 것이 좋습니다.

(4)팀워크 및 협력 강화
✔️커뮤니케이션 향상: 팀 내에 명확한 커뮤니케이션 채널을 설정하고 정기적인 회의와 리포트를 통해

업무 진행 상황을 공유함으로써 놓치는 부분 없이 업무를 진행할 수 있습니다.
✔️협업 도구 활용: 프로젝트 관리 툴이나 문서 공유 시스템 등을 적극적으로 활용하여 팀

 내 정보 공유와 협업을 원활하게 합니다. 효과적인 협업 도구의 선택과 사용은 업무의 효율성을 크게 높일 수 있습니다.

(5)기술적 접근과 개선
✔️업무 자동화: 반복되는 일상 업무를 자동화 하여, 인간이 직접 처리해야 하는 복잡한 문제에 더 많은 시간을 

할애할 수 있도록 합니다.
✔️검색 및 필터 사용: 업무에 필요한 자료 검색 시 시간을 절약하기 위해 검색 엔진 및 내부 데이터베이스의 

필터 기능을 적극적으로 활용합니다.

업무 효율성을 위한 방법들을 업무에 적용하면 일의 진척을 위한 일을 최소화하고 조직에

중요한 업무에 집중을 촉진하여 진정한 업무 효율성을 구현하는 데 기여할 것입니다.

 

 

협업툴에서의 의사소통

최근 협업툴의 사용이 급증하면서, 팀 내 의사소통의 방식도 변화하고 있습니다. 

협업툴은 단순히 대화를 주고받는 기능을 넘어 프로젝트 관리, 파일 공유, 화상 회의 등 다양한 업무 기능을 지원하는 

플랫폼이 되었습니다. 효율적인 협업툴의 활용은 조직의 업무 효율은 물론, 조직 문화 개선에도 큰 역할을 하고 있습니다.

(1) 의사소통의 중요성과 기본 원칙

✔️의사소통의 중요성: 원격근무가 보편화되고 팀원 간의 물리적 거리가 멀어짐에 따라, 자칫 잘못된 소통은 업무의 효율을 떨어뜨릴 수 있습니다. 명확하고 효과적인 커뮤니케이션이 업무 성공의 핵심이 되었습니다.
✔️ 클리어 커뮤니케이션: 소통 오류를 방지하기 위해 의사소통은 명료해야 합니다. 전달하고자 하는 바를 간결하고 분명하게 표현하는 것이 중요합니다.
✔️적극적 경청: 타인의 의견을 존중하고 이를 경청하는 자세가 필요합니다. 다른 사람의 말에 귀 기울임으로써 상대방을 이해하고 더 나은 해결책을 모색할 수 있습니다.
✔️피드백의 중요성: 상호간의 피드백은 의사소통을 강화하고 서로의 업무 이해를 높이며, 업무 프로세스를 개선하는 중요한 역할을 합니다.

(2) 협업툴을 활용한 의사소통 전략

✔️의사소통 채널 구분: 일반 대화, 긴급 공지, 프로젝트별 토론 등을 위한 채널을 구분하여 사용하면 의사소통이 더욱 체계적이고 원활해집니다.
✔️문서화의 중요성: 협업툴을 사용하여 회의 내용이나 결정 사항을 문서로 남김으로써 모호함을 줄이고 참고할 수 있는 정확한 자료를 만듭니다.
✔️적절한 툴의 선택: 업무의 성격과 조직의 문화에 맞는 협업툴을 선택하는 것이 중요합니다. 툴의 기능과 사용법을 숙지하고, 팀원 모두가 효과적으로 사용할 수 있도록 교육하는 것이 필수적입니다.
✔️회의 운영의 실례: 회의 시간을 효율적으로 관리하기 위해 목적을 명확히 하고, 안건에 집중하며, 토론을 위한 충분한 시간을 제공합니다.
✔️화상 회의 활용: 원격근무 환경에서 화상회의는 얼굴을 보며 대화하는 것이 가능하므로, 더욱 효과적인 의사소통을 촉진합니다.
팀 커뮤니케이션의 최적화
✔️투명성 유지: 투명한 의사소통은 신뢰를 높이고 의사 결정 과정에서 팀원 모두가 정보를 공유할 수 있도록 합니다.
커뮤니케이션 툴인 '티그리스'는 다양한 협업툴은 팀원 간의 긴밀한 협력을 촉진합니다.
✔️문화 조성: 조직 내에서 열린 소통과 적극적인 참여를 장려하는 문화를 조성함으로써 팀원 한명 한명이 의사소통에 능동적으로 참여하도록 합니다.

협업툴에서의 의사소통은 단순히 정보를 교환하는 것을 넘어, 팀의 목표와 비전을 공유하고,업무의 효율성과 창의적

문제해결을 위한 토대를 마련합니다. 협업툴을 통한 명확하고 효과적인 의사소통 방법을 찾아나가면서,

팀은 점점 더 높은 성취를 이룰 수 있을 것입니다. 여러분의 팀도 협업툴을 통한 의사소통을 적극 활용하여 팀워크를 다지고,

업무 성과를 높일수 있습니다.

 

 

협업툴에서의 프로젝트 관리

협업툴을 이용한 프로젝트 관리는 다양한 업무를 체계적으로 조화시키고 팀의 목표 달성을 돕습니다.효과적이고 통합된 프로젝트 관리 툴은 원활한 커뮤니케이션, 업무의 분담 및 진행 상황 파악,파일 관리를 한 곳에서 지원합니다. 이는 시간 절약, 생산성 향상, 커뮤니케이션 실수를 최소화 등을 가능하게 합니다.

 

티그리스에서의 프로젝트 관리는 뉴스피드에서 수행하는 방법은 팀원 간의 소통과 협업을 원활하게 하고

프로젝트 진행 상황을 투명하게 관리하는 데 도움이 됩니다.

 

뉴스피드에서 프로젝트 관리를 위한 전용 커뮤니티를 생성해주고 프로젝트의 목표,

일정, 진행 상황, 업무 진척도를 기록하고 공유할 수 있고 프로젝트의 일정을

뉴스피드에 작성하면 일정에도 함께 동시에 공유가 팀원들이 프로젝트의 진행 상황과 마감일을 파악할 수 있습니다.

일정 변경이 있을 때는 커뮤니티를 통해 팀원들에게 즉시 알림을 전달하여 업무 조율을 원활하게 합니다

 

게시글을 활용하여 프로젝트와 관련된 문서와 파일을 공유하고 문서, 보고서, 참고 자료등을 게시글에

첨부하면 기간에 상관없이 파일 보관함에서 다운로드할 수 있습니다. 또한 뉴스피드에서 질문, 의견, 피드백을 주

고받으면서 팀원들끼리 의견을 공유하고 문제를 해결할 수 있습니다.

 

 

 

협업툴에서의 보고 프로세스 간소화

협업툴을 통한 보고 프로세스의 간소화는 조직의 효율성을 높이고, 업무의 투명성을 보장하며, 

결정적 순간에 빠른 대응을 가능하게 합니다. 

 

인공지능(AI)의 지원, 작업 자동화, 가시성 부여 및 목표 설정 통합과 같은 기능은

협업툴을 더욱 강력한 업무 도구로 만들어 주며, 이는 현대 기업들이 민첩성을 높이고 

지속적인 혁신과 성장을 이루는 데에 중요한 역할을 합니다.

효율적인 보고 프로세스의 설계
✔️ 목표 중심의 보고 체계: 목표를 중심으로 보고 체계를 구축하여, 각 팀원이 자신의 업무와 목표의 연결고리를 명확히 인식하게 하며 이를 통해 각자의 역할과 책임을 명확히 할 수 있습니다.
✔️ 프로세스 자동화: 반복되는 작업 및 표준 프로세스를 자동화함으로써 일정한 수준의 품질을 유지하면서 시간을 절약할 수 있습니다. 이로 인해 보고 과정에서 발생할 수 있는 오류를 줄이고 일관성 있는 리포팅 가능하게 합니다.
✔️ 가시성과 투명성 강화: 전체적인 리소스, 업무, 결과에 대한 가시성을 확보하여 팀원들이 언제 어디서든 현재 진행 상황을 파악하고 필요한 조치를 취할 수 있게 합니다.
✔️ 실시간 업데이트와 피드백 반영: 협업툴을 통해 보고 내용을 실시간으로 업데이트하고 팀원들의 피드백을 바로바로 반영할 수 있어, 보고 내용이 신속하고 정확하게 개선되고 관리됩니다.
✔️ 우선 순위 확립 및 업무 일정 관리: 각 임무와 프로젝트의 우선순위를 설정하고 일정을 관리함으로써 팀원들이 중요한 업무에 집중할 수 있게 하며, 보고 프로세스를 불필요한 부분에서 벗어나도록 합니다.
✔️ 문화적 변화의 촉진: 협업툴을 통해 보고 절차의 간소화뿐만 아니라 장기적으로는 야근 감소, 회의 시간 단축 등 조직 문화의 개선을 도모합니다.
✔️ 학습과 개선의 지속: 보고 프로세스는 고정적인 것이 아니며, 지속적인 학습과 개선을 통해 변화하는 업무 환경과 조직의 요구에 맞추어 발전시킵니다.

협업툴을 통한 보고 프로세스 간소화는 단순 업무의 단축에 그치는 것이 아닌,

팀의 업무 흐름을 자동화하고 각 협업 단계의 가치를 극대화하는 방향으로 이뤄져야 합니다.

 

업무의 전반을 아우르는 협업 툴의 장점을 십분 활용하여 더 빠르고 효율적인 의사결정,

더 투명하고 개선 가능한 보고 구조를 구축 할 수 있습니다.

 

 

티그리스를 활용한 업무 효율성 향상 사례

기존 업무 방식의 틀을 벗어나서 티그리스를 활용하여 업무의 효율성을 끌어 올린 고객사례를 알아보겠습니다.

 

단순 업무가 줄여 업무 효율성이 향상된 일신화학공업

이미지를 클릭하시면 일신화학공업의 고객사례로 바로 연결됩니다.

 

일신화학공업은 대면 보고를 위해 대기하는 시간, 반복적인 문서 작성에 낭비되는 시간이 줄어들면서 제품 개발을 고민하고, 서비스 품질과 고객 만족을 위한 방안을 생각할 수 있게 되었습니다. 실질적으로 기업이 성장할 수 있는 방법을 고민하게 되었습니다.

 

전자 결재로 보고 프로세스가 간소화된 아하식품

이미지를 클릭하시면 아하식의 고객사례로 바로 연결됩니다.

 

아하식품은 티그리스 도입 전 문서를 출력하여서 직접 보고하는 방식이라 최종 승인 시간이 오래 걸렸습니다. 티그리스를 도입한 후에는 기본적으로 제공되는 전자결재 내 업무일지 양식을 통해 내용을 작성하고 보고하는 방식으로 바뀌었습니다.

 

내부에서 일하는 직원은 웹으로 결재를 올릴 수 있고, 외근이 많은 영업부 직원은 모바일 앱을 통해 전자결재를 올릴 수 있어 업무 효율성이 향상되었습니다.

 

 

티그리스를 도입하여 업무 효율성을 극대화하세요!

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