여러분은 하루에 몇 번이나 회의에 참여하시나요? 잡코리아가 지난 2018년 남녀 직장인 728명을 상대로 진행한 <직장 내 회의> 설문조사 결과에 따르면, 직장인은 하루 평균 1.4회 회의에 참석한다고 합니다. 그중 무려 72.8%가 참여 중인 일부 회의를 불필요하다고 느낀다고 답했는데요. 재직 중인 회사의 회의 문화에 대한 불만족 의견도 57.6%에 달했습니다.
직장인들은 왜 회의 문화에 불만족한다고 답했을까요? 그 이유 1위는 '상사의 얘기를 듣고만 있는 등 수직적인 회의가 많아서(52.7%)'였습니다. 2위는 '결과 없이 흐지부지 끝날 때가 많아서(41.5%)'였고, '회의 진행, 구성이 비효율적이어서(28.9%)'가 3위로 그 뒤를 이었습니다. (*복수응답)
업무 효율을 떨어트리는 회의 문화를 바꿀 수 있는 방법은 없을까요? 앞서 나가는 기업문화를 가진 글로벌 기업들의 회의 문화에서 몇 가지 단서를 찾았습니다. 여러분도 아래의 질문을 통해 회의 문화를 점검해 보세요.
✔️ 회의에 꼭 필요한 인원만 참여하고 있나요?
글로벌 기업의 리더들은 공통적으로 꼭 필요한, 최소한의 인원으로 회의를 진행하라고 조언합니다. 인원이 많을수록 불필요한 이야기가 오가게 되고, 생산적인 소통이 어려워지기 때문입니다.
아마존에는 유명한 '피자 두 판의 법칙'이 있는데요. 피자 두 판을 함께 먹을 수 있는 인원으로만 회의를 하라는 뜻입니다. 구글 역시 8명 이상 회의에 참여하지 않도록 하고 있습니다. 회의에 참여하는 모든 사람이 의견을 낼 수 있도록 하기 위해서죠.
누군가를 회의 인원으로 지정할 때 '이 회의에 꼭 필요한 사람인가?' 질문해 보세요. 스티브 잡스가 회의에 참여한 한 직원에게 "당신이 이 회의에 필요하지 않은 것 같다"며 나가달라고 한 일화는 이미 유명합니다. 애플은 신속하고 생산적인 회의를 위해 꼭 필요한, 최소한의 인원으로 회의를 진행합니다.
✔️ 회의에 책임자(리더)가 있나요?
모든 회의에는 결과를 책임지고, 정해진 내용을 실행할 '책임자'가 필요합니다. 글로벌 기업의 회의 원칙에는 결정권자를 포함하라는 내용이 많은데요. 책임자가 없는 회의는 명확한 결론 없이 마무리될 가능성이 높기 때문입니다. 시간을 낭비하지 않으려면 반드시 책임자를 포함해 회의를 진행해야 합니다.
구글의 회의 원칙 8가지를 들어보신 적 있나요? 첫 번째 원칙이 바로 모든 회의에 리더가 필요하다는 것입니다. 회의에 리더가 필요한 이유는 간단합니다. 누구나 어려운 결정을 내리는 대신 타협하게 되기 때문입니다. 구글 전 CEO 에릭 슈미트는 단순히 정보를 공유하거나 브레인스토밍이 이루어지는 회의에도 예외 없이 책임자가 필요하다고 강조했습니다.
그렇다면 책임자는 어떤 자세로 회의에 참석해야 할까요? 마이크로소프트의 부흥기를 이끈 CEO 사티아 나델라는 자신이 회의를 이끄는 방법을 세 가지로 요약했습니다. 더 듣고, 적게 말하고, 때가 되면 결정하는 것(Listen more, Talk less, and Be decisive when the time comes)입니다. 리더가 제대로 듣고 참여자들의 말할 기회를 충분히 보장해야 생산적인 회의가 가능하기 때문입니다. 또한, 회의가 끝날 때까지 반드시 결정을 내려 한다고 강조했습니다. 책임지는 사람이 없다면 업무는 절대 끝나지 않을 테니까요.
✔️ 회의의 목적과 주제가 명확한가요?
"일단 만나서 얘기합시다"라는 말로 열리는 회의는 비효율적인 경우가 많습니다. 목적과 주제가 없는 회의는 산으로 가기 쉽거든요. 어떤 문제가 발생하거나 프로젝트 시작을 앞두고 있을 때 일단 모이고 보는 식으로 회의를 연다면, 참석자들 역시 준비되지 않은 상태로 회의에 참석하게 됩니다. 회의를 열고 사람들을 불러 모아야 한다면, 그 이유가 무엇인지 먼저 질문해 보세요.
구글은 회의에 명확한 목적과 구조가 필요하다고 강조합니다. 회의의 책임자, 즉 리더는 반드시 목표를 설정하고, 내용이 적절한지 확인하고, 참가자를 결정해야 합니다. 또, 가능하다면 24시간 전까지 의제를 공유해야 합니다. 회의가 끝난 뒤에는 의사 결정자가 회의 결과를 요약해 모든 참가자에게 48시간 이내에 알려야 할 책임이 있죠.
PPT 사용을 지양하는 아마존은 회의에 내러티브 방식의 메모인 '6페이저(6-Pager)'를 활용합니다. 6페이지로 구성된 이 메모에는 내용이나 질문, 질문에 대한 해답에 접근하는 방법, 기존 방법과의 차이점, 어떻게 해야 할 것인가에 대한 내용이 포함되어야 합니다. 회의가 시작되면 아마존은 먼저 모든 참석자가 이 메모를 읽도록 합니다. 메모를 모든 읽은 후에야 회의가 시작됩니다. 참석자들이 회의의 핵심 내용과 안건, 내용을 이해해야 자신의 견해나 필요한 아이디어를 제대로 말할 수 있기 때문이죠.
회사의 회의 문화는 조직 문화와도 맞닿아 있습니다. 원활하게 회의가 이루어지지 않는다면 일하는 방식을 점검해 볼 필요가 있죠. 위의 세 가지 체크리스트 외에도 ✔️ 회의 준비에 불필요한 시간이 소모되고 있는지, ✔️ 참여자들이 자유롭게 의견을 말할 수 있는지, ✔️ 회의 시간이 잘 지켜지는지 확인해 보세요. 회의 문화가 달라지면, 업무 생산성에도 변화가 찾아올 거예요!
오늘은 회의가 잘 이루어지기 위해 글로벌 기업의 회의 방식을 알아보았는데요. 티그리스는 여러분이 협업툴로 더 쉽게 일하고, 생산적인 회의를 진행할 수 있도록 항상 고민하고 있습니다. 티그리스를 통한 업무 혁신이 가능하도록 더 노력할게요! 여러분의 협업을 응원합니다 👍
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