업무 메일, 이렇게 작성하세요!

 

여러분은 업무 커뮤니케이션을 할 때 어떤 툴을 가장 많이 사용하시나요? 다양한 툴이 있지만, 업무 커뮤니케이션의 기본은 이메일이라고 할 수 있습니다. 

대표적인 커뮤니케이션 수단이지만, 업무 이메일 작성을 어려워하는 분들이 참 많은데요. 오늘은 기본을 지키며, '일 잘하는 사람'으로 보일 수 있는 메일 작성법을 소개합니다. 

 

👀 핵심 내용이 한눈에 보이는 제목 작성하기

업무 메일은 제목만 보고도 보낸 곳과 메일의 핵심 내용을 알 수 있어야 합니다. 소속을 알 수 있는 회사명 또는 프로젝트명을 먼저 명시한 후, 메일의 핵심 내용을 간결하게 언급하는 것이 좋습니다. 

 

[회사명] □□□ 업무 관련 자료 요청드립니다.
[프로젝트명] △△ 회사 프로젝트 결과보고서 제출합니다.

 

 

 

📩 소속과 메일 목적이 포함된 인사말부터

많은 직장인들이 메일의 인사말을 작성하느라 골머리를 앓는데요. 안부를 묻기 위해 날씨 이야기를 꺼내거나 아름다운 문장을 고민할 필요는 없습니다. 소속과 메일을 작성한 목적만 정확히 적어도 충분히 정중하거든요. 소속과 담당 업무, 이름을 밝힌 후 메일을 작성한 이유를 설명해 주세요.

 

안녕하세요.
○○○사 △△팀 ◇◇업무를 담당하는 ○○○ 대리입니다.
문의하신 내용 관련 회신 드립니다.

 

📑 이메일 본문은 짧고 간결하게!

이메일은 항상 짧고 간결하게 작성해야 합니다. 긴 업무 이메일을 좋아하는 담당자는 없거든요! 중요한 내용 위주로, 필요하다면 글머리 기호를 활용해 일목요연하게 내용을 전달하세요.

 

프로젝트 신청 마감일은 7월 15일 오후 2시이며,
아래의 자료를 반드시 함께 제출해 주시기 바랍니다.

1. 회사소개서 1부
2. 프로젝트 제안서 1부
3. 서약서 1부

🔗 첨부파일, 파일명 확인은 필수!

첨부파일이 있는 경우, 파일명을 꼭 확인하세요. 파일명에는 회사명이나 업무명, 파일의 개요, 날짜를 포함하는 것이 좋습니다. '체크리스트.docx'처럼 상대방이 알기 어려운 파일명은 피하세요. 파일이 여러 개라면 번호를 매기는 것도 좋습니다.

 

[회사명]A프로젝트_사업제안서_220707.pdf
2022_회사명_회사소개서_v.1.pdf

 

 

 

📩 참조, 숨은 참조 적절하게 활용하기

 

메일을 보낼 때 받는 사람과 함께 참조, 숨은 참조를 입력할 수 있습니다. 업무 메일 작성이 익숙하지 않은 신입사원은 참조를 잘 활용하지 않는데요. 업무 메일을 보낼 때, 참조를 적절하게 활용하면 더욱 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다. 

 

참조, 숨은 참조에 포함된 인원은 받는 사람과 함께 메일을 수신하게 됩니다. 단, 참조는 메일에 표시되지만, 숨은 참조는 나타나지 않습니다. 
 
참조에는 업무와 관련되어 있고, 진행 상황을 함께 공유해야 하는 사람을 넣는 것이 좋습니다. 일반적으로 업무를 함께 진행하는 팀원을 참조에 포함합니다. 숨은 참조는 메일에 나타나지 않으므로, 보통 업무를 파악해야 하는 상사를 포함합니다. 업무를 직접 진행하지는 않지만, 보고를 받아야 하는 사람이죠.

 

 

 

🔖 메일 마무리는 '서명'과 함께

메일의 하단에는 간단한 인사와 함께 서명을 포함하는 것이 좋습니다. 업무 메일과 관련해 긴급하게 전달할 사항이 있을 경우, 메일 하단의 서명 연락처를 보고 빠르게 대처할 수 있거든요. 연락처가 변경되는 경우, 반드시 서명을 수정해 주세요.

 

감사합니다.
좋은 주말 보내세요!

○○○사원 
(주)타이거컴퍼니
서울특별시 서초구 방배로 105, 디엠타워 2관 6층
T. +82-1668-3708
M. +82-10-1234-5678
E. e-mail@tigrison.com
HOME. https://tigris.cloud/

 

 

🕔 예약 메일로 실수 줄이기

메일 발송 후 첨부파일을 빠트리거나, 오탈자를 발견해 당황한 적 있나요? 메일을 보낼 때 흔히 하는 실수인데요. 이런 실수를 방지하기 위해 예약 기능을 활용하는 것이 좋습니다. 넉넉한 시간으로 메일을 예약한 후, 보낸 메일을 다시 검토하는 것이죠. 잘못된 내용을 발견했다면, 예약 취소 후 다시 메일을 작성해 보낼 수 있습니다.

 

 

 

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