일잘러의 커뮤니케이션 방법 | 티그리스

 

직장인의 삶은 커뮤니케이션의 연속입니다. 그런데 업무 이야기를 하다 보면 '아니, 같은 한국어를 쓰는데 왜 말이 안 통하는 거야?'라는 생각이 들 때가 있습니다. 걱정하지 마세요. 여러분만 그런 건 아닙니다. 직장인 10명 중 9명은 업무 커뮤니케이션에 어려움을 겪은 적이 있다고 합니다.

잡코리아가 남녀 직장인 304명을 상대로 설문조사한 결과, 무려 92.1%가 커뮤니케이션이 힘들었던 적이 있다고 답했는데요. 커뮤니케이션이 제대로 되지 않으면 업무 시간이 낭비될 수밖에 없습니다. 어렵기만 한 커뮤니케이션, 도대체 어떻게 해야 할까요? 일 잘하는 사람들에게서 발견한 커뮤니케이션 방법 네 가지를 소개하겠습니다.

 

 

1. 일단 잘 들어주세요

 

모든 커뮤니케이션은 잘 듣는 것부터 시작입니다. 경청하는 사람은 중요한 업무 이야기를 놓치지 않고, 적절한 질문을 건넬 수 있습니다. 

경청하지 않으면 이런 일이 벌어집니다. 

(회의 중)
김대리: A, B, C 업체 비교한 내용인데요. 예산 내에서 가장 효율적으로 행사를 집행하려면, 업체 B랑 하는 게 좋을 듯합니다. A, C 업체는 면적당 추가 비용이 있습니다.
이팀장: 그래요? 그건 그렇고….

(다음 날)
이팀장: 업체 왜 B로 했어요? 시안 보니까 C가 더 좋을 것 같던데요.
김대리: 아니 그게 어제 미팅 때 말씀드렸는데, C는 추가 비용이 있어서 예산이 안 맞아서요.
이팀장: 아 그래요?

 

특히 팀이나 조직을 이끄는 리더에게 경청은 필수입니다. 아무리 좋은 아이디어도 결정권자가 듣지 않는다면 실행될 가능성이 낮거든요. 

 

 

2. 즉시 응답하세요

업무 커뮤니케이션에서 가장 중요한 것은 즉시 응답하는 것입니다. 업무에 몰두하느라 메신저에 떠 있는 알림을 무시하거나, 업무 요청을 확인하고도 답을 미루는 경우를 종종 볼 수 있는데요. 함께 일할 때는 상대방에게 신속하게 응답해야 커뮤니케이션 시간을 절약할 수 있습니다. 

흔한 업무 커뮤니케이션 사례입니다.

강과장: @박사원 사원님, 입찰 제안서 견적서 부분만 수정해서 다시 전달 부탁해요.

(1시간 후)
강과장: @박사원 확인했나요?
박사원: @강과장 과장님, 확인했습니다. 미팅이 있어서 이후에 수정해서 바로 보내드리겠습니다.

어떤 업무를 요청했을 때, 내용을 확인하고도 곧장 응답하지 않는 경우가 있습니다. 요청한 업무를 모두 마치고 한꺼번에 답하는 게 효율적인 업무 커뮤니케이션이라고 생각하기 때문입니다. 하지만, 응답을 미루는 사이 상대방은 오지 않는 답을 기다리게 됩니다. 가장 좋은 방법은 확인 여부를 바로 알리고, 요청한 업무를 당장 하기 어렵다면 그 이유를 함께 설명하는 것입니다.

 

 

이렇게 커뮤니케이션할 수 있습니다.

강과장: @박사원 사원님, 제안서 견적서 부분만 수정해서 다시 전달 부탁해요.
박사원: @강과장 과장님, 확인했습니다. 곧 디자인팀과 미팅 예정이라, 미팅 이후에 수정해서 오전 중으로 드려도 될까요?
강과장: @박사원 네 고마워요.

 

업무 요청에 즉시 확인했음을 알리고 진행 계획을 설명하면 상대방은 확인 여부를 재차 되물을 필요가 없습니다. 만약 긴급한 사안이라면, 더 빨리 대처해 줄 다른 동료를 찾을 수도 있겠죠!

 

 

3. 묻기 전에 미리 공유하세요

혼자 일하는 게 아니라면, 업무 진행 상황을 함께 일하는 동료에게 꼭 알려주세요. 협업 시에는 서로의 업무 진행 상황을 파악해야 일정 관리가 수월하고, 문제가 발생했을 때 빠르게 대처할 수 있습니다. 

업무 내용을 공유하지 않으면, 협업 시 진행 상황을 여러 번 확인해야 합니다. 비효율적인 업무 커뮤니케이션이 발생하게 되는 거죠! 아래 상황처럼요.

윤팀장: 우리 팸플렛 작업은 어디까지 됐어요? 
이대리: 어제 디자인팀에 넘겼습니다. 
윤팀장: 인쇄 일정은 확인했나요? 다음 주말 행사에서 써야 하잖아요.
이대리: 이제 인쇄 업체 연락하려고요. 확인하고 말씀드릴게요.
윤팀장: 언제까지 맡겨야 행사 전에 받을 수 있는지 정확하게 확인하고 오늘 내로 알려주세요.

 

 

진행 단계별로 업무를 공유하면 쉽게 내용을 파악할 수 있습니다. 묻기 전에 업무 내용을 공유하면, 커뮤니케이션이 훨씬 간단해집니다.

이대리: 팀장님, 행사 팸플렛 디자인팀에 전달했습니다. 이번 주 내로 시안 전달받기로 했습니다.
윤팀장: 인쇄 일정은 확인했나요?
이대리: 방금 인쇄 업체랑 통화했는데 다음 주 수요일까지만 파일 보내주면 금요일에 받아볼 수 있다고 합니다. 화요일까지 업체에 전달하려고 합니다.
윤팀장: 알겠습니다. 변동 사항 있으면 알려주세요.

 

 

 

4. 업무 커뮤니케이션은 구체적이어야 합니다

업무 요청 혹은 보고 시 핵심 내용 없이 말하는 경우가 있습니다. 예를 들면, "어제 말씀하신 내용 거래처랑 연락해서 조율 완료했습니다." 이런 식입니다. 그런데 이 말을 듣고 협업 중인 동료가 업무 내용을 파악할 수 있을까요? 분명 자세한 내용을 다시 묻게 될 것입니다.

업무 커뮤니케이션에는 다음 내용을 포함하면 좋습니다.

① 업무 목표
② 수행 업무의 세부 내용
③ 일정
④ 후속 업무

①~④ 내용을 포함하면 "거래처와 A 제품 단가 최종 1,280원으로 조율했습니다. 어제 회의에서 제안하기로 한 금액 1,290원보다 10원 할인된 가격입니다. 확정된 가격으로 최종 견적서 받아 내일까지 전달해 드리겠습니다." 이렇게 말할 수 있습니다. 구체적으로 말하면 여러 번 질문할 필요 없이 업무 내용을 파악할 수 있죠.

 

 

업무 커뮤니케이션에서 삼가야 할 것도 있습니다. 바로 지시대명사인데요. 정확한 단어를 사용하지 않으면 서로 답답한 상황이 발생합니다. 

오차장: @황대리 그 저번에 말한 것 좀 보내줘요.
황대리: @오차장 차장님, 1분기 결산 보고서 말씀하시는 건가요?
오차장: @황대리 아니 결산 말고, 우리 월요일 미팅 때 말한 거요.
황대리: @오차장 (그게 뭔데요. 그거 어떻게 드리는 건데요.) 차장님, 업데이트된 IR 자료 말씀하시는 거죠? 

 

명료한 용어를 사용하고 핵심 내용을 포함해 말하면, 불필요한 커뮤니케이션에 시간을 낭비하지 않게 됩니다. 효율적으로 커뮤니케이션하고 싶다면, 이 내용을 꼭 기억하세요!

 

 

📢 티그리스로 더 쉬운 커뮤니케이션

 

일 잘하는 사람들의 커뮤니케이션 방법 네 가지를 소개했는데요. 티그리스를 활용해 더욱 쉽게 커뮤니케이션하는 팁도 살짝 알려드리겠습니다. 업무에 직접 적용해 원활하게 소통하세요!

 

 

💡 '좋아요'를 클릭해 확인 여부를 알려주세요

 

 

간단하게 확인 여부만 알리면 될 때, 좋아요(♡)를 눌러보세요. 좋아요를 클릭하면 상대방에게 알림이 나타납니다. 아이콘 옆 숫자를 클릭하면 좋아요한 사람의 명단도 확인할 수 있습니다.

 

 

💡 하나의 게시물로 일하면 업무 진행 과정을 한눈에 볼 수 있어요

 

 

하나의 업무를 하나의 게시물에서 처리하는 것도 좋은 방법입니다. 메신저 대화방에는 여러 가지 업무 이야기가 뒤섞여 있어 특정 업무가 진행되는 과정을 파악하기 어렵거든요. 하나의 게시물로 일하면, 업무 이전 상황을 따로 설명할 필요가 없어 편리합니다. 진행 과정을 한눈에 보고 빠르게 피드백을 건넬 수도 있죠. 관련 자료를 쉽게 찾을 수 있다는 것도 장점입니다.

 

 

💡 업무 커뮤니티에 양식을 등록해두면 훨씬 편리합니다

 

고정적인 업무 요청이 발생하는 경우, 티그리스에서 커뮤니티를 개설하고 해당 업무를 처리하면 훨씬 편리합니다. 커뮤니티 개설 시 양식 부분에 업무 요청 양식을 미리 등록하면, 중요한 내용을 누락하지 않을 수 있어요. 매번 "언제까지 드리면 될까요?", "어디에 쓰실 거예요?" 같은 질문을 할 필요가 없죠.

실제 티그리스 디자인팀은 '디자인 업무' 커뮤니티를 통해 협업하는데요. 양식을 미리 지정해 업무 요청을 받고 있습니다. 업무를 요청할 구성원이 글쓰기 버튼을 클릭하면 디자인팀이 지정한 양식이 뜹니다. 커뮤니티를 개설하고 양식을 지정한 후, 디자인팀의 일정 및 작업 관리가 더욱 수월해졌습니다. (※ 양식은 커뮤니티를 개설할 때 작성 가능합니다. 개설 후에는 커뮤니티 관리에서 수정할 수 있습니다.)

 

티그리스를 이용 중이라면, 커뮤니티와 게시물을 효과적으로 활용해 더 쉬운 소통을 경험하세요!

 

 

 

일잘러의 커뮤니케이션 방법

👂 커뮤니케이션의 시작은 경청하는 것
⏰ 업무 메시지에는 즉시 응답하기
📑 업무는 단계별로 미리 공유하기
💬 핵심 내용을 포함해 명료하게 말하기

 

 

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