회의 시간이 반으로 줄어드는 효율적인 회의 방법

 

오전 10시 주간 회의, 오후 2시 주간 회의, 오후 4시 TF팀 회의..

하루 종일 회의만 하다가 퇴근한 경험, 직장인이라면 있지 않으신가요?

 

예상시간보다 길어진 회의를 끝내고 나면 정작 도출된 결론은 모호하기만 합니다. 이렇게 목적 없이 길어지는 회의는 팀원들의 에너지를 고갈시키고 업무 효율을 떨어트리게 되는데요.

 

오늘은 무의미한 회의 시간을 반으로 줄여주는 효율적인 회의 방법을 알려드리겠습니다.

 

 

1. 회의의 목적을 명확하게 설정하세요

회의가 길어지는 가장 큰 이유는 참석자들이 회의의 목적을 명확하게 설정하지 않았기 때문입니다.

회의를 시작할 때 오늘 회의에서 어떤 것을 결정할 것인지, 구체적인 목적을 명확히 설정해야 합니다. 예를 들어 마케팅 전략을 논의한다면, 예산 범위를 확정하거나 기획안 주제를 확정하는 등 목적을 구체적으로 정해야 합니다.

 

단순히 업무 일정을 보고하거나 현황을 보고하는 업무는 굳이 회의를 하지 않아도 메신저나 메일을 통해 공유하는 것이 훨씬 효율적입니다.

 

 

2. 회의에도 준비가 필요합니다

회의실에 모여서 처음으로 자료를 읽고, 상황을 파악한다면 그 회의는 길어지게 됩니다. 성공적인 회의를 위해서는 주최자와 참석자 모두의 철저한 사전 준비가 뒷받침되어야 하는데요.

 

회의 주최자는 회의 시작 전 구체적인 안건과 참고 자료를 참석자들에게 미리 공유하고 논의 방향을 명확히 잡아주어야 합니다. 참석자들 역시 사전에 자료를 충분히 숙지하고, 자신의 의견이나 대안을 미리 정리해 오는 자세가 필요합니다.

준비되지 않은 회의는 무의미한 시간 낭비를 초래할 뿐입니다. 모두가 회의 안건의 핵심을 파악하고 준비를 해온다면 효율적인 회의가 진행될 것입니다.

 

 

3. 꼭 필요한 참석자만 참석하고, 제한시간을 설정하세요

회의실에 사람이 많다고 해서 더 좋은 결론이 도출되는 것은 아닙니다. 모두의 의견을 듣는 데 많은 시간이 소요되고, 목적이 불분명해질 수 있습니다. 의사결정 권한이 있거나 해당 실무를 직접 담당하는 핵심 인원으로만 참석자를 제한하세요.

 

회의 시간에 제한시간을 걸어두는 것도 도움이 됩니다. 정해진 시간 내에 결론을 내도록 제한 시간을 걸어둔다면, 불필요한 시간을 줄이고 더 효과적인 회의가 될 것입니다.

 

 

4. 회의 내용은 즉시 기록하고, 공유하세요

회의중에는 실시간으로 핵심 내용을 메모하고, 회의 종료 전에는 누가, 무엇을, 언제까지 할 것인지 명확하게 정리하는 시간을 가져 보세요.

 

단순히 회의 내용을 그대로 기록하는 것이 아닌 결정된 업무와 최종 담당자 등 다음 과제를 정확하게 기록해야 합니다. 이렇게 정리된 내용을 회의 직후 팀원들에게 공유하면 다음 업무를 효과적으로 준비할 수 있습니다.

 

 

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조직의 실질적인 성과를 끌어올리기 위해서는 이처럼 효율적인 회의 문화가 정착되어야 합니다. 올인원 협업툴 티그리스는 메신저, 커뮤니티, 캘린더, 이메일, 전자결재 등 업무에 필요한 모든 기능을 하나의 플랫폼에서 제공합니다.

 

캘린더 기능으로 참석자들의 일정을 파악하고 간편하게 회의 일정을 잡을 수 있습니다.

또한 커뮤니티에 회의 안건을 사전에 공유하고, 투표를 진행할 수 있어 회의 시간을 단축할 수 있습니다. 회의 중에는 드라이브를 통해 필요한 자료를 손쉽게 주고받으며 실시간으로 문서를 함께 편집할 수도 있습니다.

회의에서 결정된 중요한 안건은 프로젝트 기능에 바로 등록하여 관련 업무를 공유하고 진행상황을 파악할 수 있습니다.

 

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