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티그리스/활용팁

업무 효율이 상승하는 협업툴 고르는 방법 | 티그리스

2022. 4. 19. 11:06

 

기업은 빠르게 변화하는 업무 환경에 적응하기 위해 다양한 업무 도구를 선택하고 있습니다. 코로나19 이후 재택근무가 확산되면서 원활한 업무 진행을 위해 많은 기업에서 협업툴을 도입하고 있는데요. 실제 협업툴 시장은 국내외를 막론하고 급격하게 성장하고 있습니다.

 

글로벌 리서치 회사 Markets and Markets 조사 결과에 따르면, 글로벌 협업툴 시장은 2021년 약 472억 달러(약 58조 원) 규모에서 2026년 858억 달러(약 105조 원) 규모로 성장할 것으로 보입니다. 연평균 12.6% 성장이 예상되죠. 국내 협업툴 시장은 지난해 약 5천억 원 규모라고 하는데요. 정부의 디지털 뉴딜 정책, 대기업의 진출과 함께 더욱 성장할 것으로 보입니다.

 

성장하는 협업툴 시장에는 다양한 서비스가 있습니다. 서비스마다 제공하는 기능과 장단점이 모두 다른데요. 그렇다면 우리 회사에 어떤 협업툴을 도입해야 할까요? 오늘은 협업툴을 선택할 때 꼭 고려해야 할 점을 소개하겠습니다. 협업툴 도입을 고려하고 있다면, 다음 세 가지를 꼭 확인하세요.

 

 

① 직원 모두에게 쉬운 협업툴인가요?

모든 직원이 빠르게 배울 수 있는 쉬운 인터페이스인지 확인하세요!

 

쉬운 업무 플랫폼, 티그리스 메인화면

 

한번 기업에 업무 시스템을 도입하면 최소 1년, 길게는 5년 이상 사용하게 됩니다. 모든 구성원이 해당 업무 시스템으로 오랜 시간 일하게 되는 것이죠. 매일 사용해야 하는 업무툴, 어떤 것으로 골라야 할까요? 가장 먼저 고려할 점은 사용성입니다. 기업 구성원의 연령대와 직무가 모두 다르기 때문에 협업툴은 누구나 쉽게 사용할 수 있어야 합니다. 모든 구성원이 빠르게 배워서 업무에 적용하기 어려운 툴이라면 도입을 재고하세요.

 

✔ 일상생활에서 자주 사용하는 카카오톡이나 페이스북, 밴드 등 SNS와 유사해 친숙하게 사용이 가능한 인터페이스를 갖추고 있는지 확인하세요.

✔ 그룹웨어나 기존에 다른 서비스를 사용하다 전환하는 기업이라면, 사용하던 제품과의 유사성 및 보완할 수 있는 부분을 미리 확인하는 게 좋습니다.

 

 

② 필요한 기능을 모두 포함하고 있나요?

이메일, 전자결재, 인사·근태관리 등 필요한 기능이 모두 탑재됐는지 꼭 확인하세요!

 

티그리스 전자결재 화면

 

사용성 만큼 중요하게 고려할 점은 바로 기능입니다. 도입을 결정하기 전, 구성원들과 현재 업무 방식의 문제점을 파악하고 필요한 기능을 미리 정리하세요. 직군별, 팀별 고충을 체크하고 공통적으로 업무를 진행하기 위해 개선되어야 할 점을 미리 확인하면 협업툴 선택 시 큰 도움이 됩니다. 외부 업체와 협력을 위한 이메일 연동이나, 시간이 오래 소요되는 전자결재 등 기능 연동은 반드시 미리 살펴야 합니다.

 

✔ 많은 협업툴 서비스에는 용량 제한이 있습니다. 저장 공간이나 기한에 따라 추가 비용을 받기도 하죠. 백업 자료를 포함하여 앞으로 진행될 업무를 파악하고, 용량에 따른 비용 부분도 반드시 확인해야 합니다. 무제한 용량과 무기한 다운로드를 제공하는 서비스를 선택하면, 고민할 필요가 없습니다!

 

 

 

③ 정말 업무 효율이 개선될 수 있는지 점검해 보세요

하나의 플랫폼에서 모든 업무를 수행해 업무 효율이 개선되는지 확인하세요.

 

메신저 기능만 제공하거나, 옵션이 있지만 스스로 연동 작업을 해야 한다면 어떨까요? 간편하고 빠른 업무를 위해 도입한 협업툴이 오히려 번거로운 짐이 될 수도 있습니다. 하나의 업무 공간에서 모든 기능을 사용하고 커뮤니케이션이 진행되어야 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다. 

 

여러 가지 플랫폼을 사용하면 작업 전환이 발생해 업무 효율이 떨어집니다.

 

하나의 업무나 활동에 완전히 집중하기 위해 약 15분의 시간이 소요된다고 합니다. 그렇게 업무에 집중하는 과정에서 다른 도구로 넘어가게 되면 집중력이 중단되는데 이를 '작업 전환(Task-switching)'이라고 합니다. 작업 전환이 발생하면 업무의 생산성과 효율이 떨어지므로, 여러 가지 업무를 하나의 플랫폼에서 모두 처리할 수 있는지 확인하는 게 좋습니다.

 

위 3가지 사항 외에도 매월 지불할 수 있는 합리적인 금액인지, 우리 회사의 규모나 특성에 잘 맞는지다양한 내용을 고려해 협업툴을 도입하세요. 딱 맞는 협업툴을 도입한다면, 구성원의 업무 효율과 조직의 협업 문화에 좋은 변화가 생길 거예요!

 

 

 

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