안녕하세요! 티그리스 디자인팀의 팀장 치즈(Cheese)입니다. 🤗 오늘은 디자인팀이 티그리스를 활용해 더 효율적으로 업무 일정을 관리하고, 다른 팀과 협업하는 방법을 공유하려고 해요.
디자인팀은 평소 다른 팀과 자주 협업합니다. 최근 새롭게 단장한 티그리스 홈페이지는 마케팅팀, 개발팀과 함께 협업한 결과물인데요. 이 외에도 각종 제작물부터 서비스 디자인까지 협업을 통해 더 나은 결과물을 만들고 있습니다.
협업 업무가 많다 보니 일정 및 업무 관리가 정말 중요한데요. 내부 협업부터 외부 협업까지 모두 티그리스를 통해 원활하게 진행하고 있습니다. 디자인팀이 협업 과정에서 찾은 티그리스 활용법, 지금부터 차근차근 소개할게요.
💻 하나의 커뮤니티로 업무 요청 채널을 통일했어요
업무 방식이 정리되지 않았던 과거에는 디자인 업무 요청이 들어올 때 채널이 너무 다양해 관리하기가 어려웠어요. 다른 팀이나 외부에서 종종 구두나 메신저로 디자인 업무를 요청할 때가 있었거든요. 급한 요청 건 때문에 진행 중인 업무 일정을 조정해야 하는 불편한 상황도 발생했습니다.
이 문제를 해결하기 위해 티그리스의 커뮤니티를 활용해 업무 요청 채널을 통일하기로 했어요.
① 하나의 커뮤니티를 개설하고, 구성원에게 사용법을 안내합니다.
업무를 진행할 커뮤니티를 개설하는 게 우선입니다. 티그리스 디자인팀은 '디자인 업무' 커뮤니티를 활용하고 있는데요. 업무 요청이나 피드백, 작업물 공유 등 모든 디자인 업무가 커뮤니티의 게시글을 통해 이루어질 수 있도록 했습니다.
업무 방식을 정리하면서 디자인 요청 가이드 문서를 함께 제작해 공유했습니다. 커뮤니티를 활용하는 방법과 디자인 제작물 의뢰 양식 작성 방법을 설명해 '디자인 업무' 커뮤니티를 쉽게 이용할 수 있도록 한 거죠! 현재는 가이드 문서가 필요 없을 정도로 모두 '디자인 업무' 커뮤니티를 잘 활용하고 있어요.
② 업무 요청 양식을 지정합니다.
커뮤니티 개설 또는 수정 시 게시물 글 양식을 지정할 수 있는데요. 디자인 작업 요청 시에 중요한 내용을 누락하지 않도록, 미리 양식을 지정했습니다. 양식을 지정하면, 글쓰기 버튼을 클릭했을 때 입력창에 양식이 함께 뜹니다. 누구나 양식에 따라 디자인 업무를 요청하면, 데드라인이나 파일 형식처럼 반드시 포함해야 할 내용을 빠트리지 않을 수 있어요.
※ 양식은 커뮤니티 개설 또는 수정 시에 지정할 수 있습니다. 언제든지 변경도 가능하니, 필요한 양식을 커뮤니티별로 지정해서 활용해 보세요.
③ 상단공지로 팀 일정을 미리 공유해요.
다른 팀들이 참고할 수 있도록 월간 일정을 공유하는 것도 좋아요. 팀에서 중요하게 진행하고 있는 프로젝트가 있을 때, 급한 요청 건이 들어오면 업무에 지장이 생기거든요. 바쁜 업무 일정이나 업무 요청 글을 작성하는 방법, 중요한 전달사항 등을 게시물로 작성한 후 상단 공지로 올리세요. 요청 업무를 관리할 때 훨씬 편리합니다.
※ 작성한 글의 오른쪽 상단에 있는 상단공지 올리기 아이콘을 통해 커뮤니티 공지를 총 3건까지 올릴 수 있습니다. 내릴 때는 상단공지 내리기 아이콘을 클릭하면 됩니다.
④ 결과물 전달 및 피드백은 댓글로!
'디자인 업무' 커뮤니티에 요청 글이 작성되면, 게시물을 통해 업무를 진행합니다. 누락된 자료나 확인해야 할 부분, 결과물 수정 요청도 댓글을 통해 이루어지는데요. 최종 작업물 공유까지 하나의 게시물에서 진행돼 작업 과정과 결과물을 한눈에 확인할 수 있습니다.
완성된 결과물을 댓글로 공유하면 별도의 백업이 필요하지 않아 편리합니다. 티그리스에 업로드된 첨부파일은 이용 기간 동안 기간 제한 없이 다운로드할 수 있거든요. 용량도 무제한이고요! 나중에 자료가 필요할 때 티그리스에서 검색하기만 하면 됩니다. #지식을 활용해 게시글을 분류하면 더 빠르게 자료를 찾을 수 있어요. (#지식에 관한 내용은 이 콘텐츠를 참고하세요.)
🖱 프로젝트는 커뮤니티를 개설해 활용해요
하나의 프로젝트에서 고정적인 디자인 업무가 발생한다면, 별도의 커뮤니티를 개설해 업무를 진행합니다. 해당 커뮤니티 내에서 업무에 관한 모든 기록을 보관하고 확인할 수 있어 편리하거든요. 업무와 관련된 인원만 커뮤니티에 초대하면, 보안도 유지할 수 있어요!
프로젝트 업무를 할 때 주로 정기적인 미팅을 진행하는데요. 티그리스 캘린더에서 해당 프로젝트와 관련된 일정만 모아볼 수 있어 일정 관리에도 도움이 됩니다. 캘린더 [커뮤니티 일정]에서 프로젝트 커뮤니티를 선택하면 해당 커뮤니티의 일정만 확인할 수 있습니다. 커뮤니티를 통해 더 쉬운 일정 관리가 가능하니, 꼭 활용해 보세요.
디자인팀 내부에서 인사이트를 얻을 수 있는 자료나 레퍼런스를 모을 때도 커뮤니티를 활용하고 있습니다. '디자인팀 인싸'라는 커뮤니티를 개설해 참고할 만한 자료들이 휘발되지 않도록 수집하고 있어요.
🎥 화상회의로 비대면 환경에서도 쉽게 협업해요
올해 초에는 코로나19로 재택근무를 하는 인원이 많았는데요. 디자인팀 내부 협업 시 화상회의 기능을 유용하게 사용했습니다. 디자인 작업물 같은 경우에는 글로 설명하는 것보다 이미지를 직접 보고 이야기해야 더 빠르게 커뮤니케이션할 수 있거든요. 화상회의에서 화면 공유를 통해 작업물을 보여주고, 빠르게 피드백을 주고받을 수 있었어요.
티그리스에서는 회상회의방 링크를 만들고 공유할 필요가 없어요. 회의 일정을 등록할 때 화상회의 방 개설에 체크만 하면 바로 화상회의방이 개설되거든요. 정해진 시간에 클릭 한 번으로 입장하기만 하면 됩니다. 10분 전 게시글 알람을 함께 설정해 두면, 잊지 않고 미팅에 참여할 수 있어요. 미팅 때 이야기한 내용은 일정 게시물 댓글에 적어 놓으면, 별도의 회의록이 필요하지 않죠!
간단하게 디자인 작업에 관해 이야기할 때는 일정을 등록하지 않고, 채팅방에서 바로 화상회의방을 개설합니다. 메신저로 업무 이야기를 하다가 화상회의방을 개설해 바로 미팅을 진행할 수 있기 때문에 언제 어디서나 빠르게 내부 협업이 가능해요.
소개한 방법 외에도 디자인팀은 메신저, 전자결재, 저장소, #지식 등 티그리스의 다양한 기능을 통해 업무 효율을 개선했는데요. 여러분도 티그리스 기능을 200% 활용해 업무 효율을 개선해 보세요! 티그리스 디자인팀은 모든 사용자가 함께 일하는 과정이 쉽고 즐겁도록 앞으로 더 노력하겠습니다. 사용자 분들의 쉬운 협업을 응원합니다! 🥰
'티그리스 > 활용팁' 카테고리의 다른 글
| 그룹웨어 협업툴 비교 티그리스 VS 두레이 ① 기능 비교 (0) | 2023.12.07 |
|---|---|
| 협업툴 시작을 도와줄 티그리스 첫걸음 가이드 (1) | 2023.12.04 |
| 신규 입사자를 위한 티그리스 3분 가이드 (0) | 2022.05.25 |
| 업무 효율이 상승하는 협업툴 고르는 방법 | 티그리스 (0) | 2022.04.19 |
| 마케팅팀이 성공적으로 프로모션을 진행하는 방법 | 티그리스 (0) | 2022.04.11 |