업무 관리의 모든 것, 효과적인 방법과 필수 전략

 

직장인분들은 평소 업무 관리를 어떻게 하시나요? 우리는 한정적인 리소스(시간,인력)내에서 업무를 하기 때문에 제시간 안에 끝내지 못하고 야근이나 초과근무로 업무 마감이 지연되는 경우가 종종 발생합니다. 업무가 산더미처럼 쌓여 있을 때에도 효율적으로 관리할 수 있는 방법에는 어떤 것들이 있을까요? 체계적인 업무 관리는 시간 절약은 물론 생산성 향상에도 큰 도움이 됩니다. 오늘은 바쁜 직장인들을 위한 효율적인 업무관리 팁을 소개합니다!

 

📑 업무 관리란?

업무 관리란 조직 또는 개인이 수행해야 할 업무와 과제를 체계적으로 계획, 조직, 수행 및 평가하는 모든 과정을 의미합니다. 업무관리를 통해 시간과 자원을 효율적으로 사용하고, 목표를 보다 효과적으로 달성할 수 있습니다.

 

🔎 업무 관리의 필요성

1. 생산성 향상

업무를 체계적으로 관리한다면, 불필요한 반복 작업을 줄이고 효율성을 극대화하여 생산성을 향상할 수 있습니다.

2. 시간 절약

효율적인 업무관리를 통해 업무의 우선순위를 명확히 하여 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.

3. 업무 실수와 오류 감소

업무가 체계적으로 정리되어 있으면 중요한 업무를 놓치거나 실수할 가능성을 줄일 수 있습니다. 또한 진행 상황을 주기적으로 점검할 수 있어 오류를 줄일 수 있습니다.

4. 성과 평가와 개선점 파악

업무를 체계적으로 관리하면 성과를 명확히 분석할 수 있습니다. 업무관리 과정에서 목표치를 설정하기 때문에, 업무 종료 이후에도 피드백을 통해 지속적으로 개선할 수 있습니다.

 

 

⚙️️ 효율적인 업무 관리를 위한 방법·필수 전략

1️⃣ 업무의 우선순위 설정

업무의 중요도와 긴급성을 기준으로 우선순위를 설정하는 것이 중요한데요. 미국의 제34대 대통령이었던 드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)가 사용하여 유명해진 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)를 활용할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스

아이젠하워 매트릭스는 업무를 중요도와 긴급도에 따라 네 가지로 분류하여 우선순위를 명확히 정하는 시간 관리 도구이며, 아래와 같은 사분면으로 나누어집니다.

 

✔️  중요하고 긴급한 업무(Do)

즉시 수행해야 하는 긴급하면서도 중요한 업무로 당장 해결하지 않으면 큰 문제가 발생하는 일입니다. 예를 들어 마감이 임박한 보고서/제안서 작성, 중요한 고객의 불만 처리 등이 있습니다.

 

✔️ 중요하지만 긴급하지 않은 업무 (Schedule)

계획을 세워 수행해야 하는 중장기 프로젝트 준비 등의 업무이지만 마감이 당장 임박하지 않은 일입니다. 이러한 업무는 구체적인 일정과 계획을 수립하는 것이 중요합니다.

 

✔️  긴급하지만 중요하지 않은 업무 (Delegate)

긴급하지만 중요하지 않은 업무는 바로 처리되어야 하지만, 직접 할 필요는 없는 업무입니다. 주어진 시간 내에 처리해야 하지만 장기적인 목표와 목적에 영향을 주지 않습니다. 따라서 다른 사람에게 위임하여 처리할 수 있습니다.

 

✔️  중요하지도 긴급하지도 않은 업무 (Eliminate)

우선순위가 높지 않으며 제거하거나 무시해도 되는 업무로, 업무 목록에서 제외하거나 최소화하는 것이 좋습니다.

 

2️⃣ 시간 관리

시간 관리는 효율적인 업무 관리의 핵심입니다. 바쁜 직장인일수록 시간을 체계적으로 관리하여 생산성을 극대화하는 것이 중요한데요. 효과적인 시간 관리 방법에는 다음과 같은 것들이 있습니다.

 

⏰타임 블로킹(Time Blocking)

타임 블로킹이란 시간을 블록 단위로 나눠 업무에 집중하는 방법입니다. 하루를 시간 단위로 나눠 각 블록에 할 일을 지정하는데요. 이를 통해 일정을 명확히 하고 특정 업무에 집중할 수 있습니다.

 

📑투두 리스트(To Do List)

투두 리스트는 해야 할 업무와 일정을 목록으로 정리하여 관리하는 가장 기본적인 방법으로, 직관적이고 간단하지만 제대로 활용한다면 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다. 투두 리스트를 작성할 때에는 할 일을 세분화하고, 우선순위를 지정하며, 데드라인을 명시하는 것이 중요합니다. 또한 모호하지 않고 명확하게 작성하여 바로 행동으로 옮길 수 있어야 합니다.

 

3️⃣ 협업툴 사용

협업툴이란 조직 내·외부에서·원활한 협업을 위해 필요한 커뮤니케이션, 일정 관리, 파일 공유 등의 기능을 제공하는 소프트웨어 또는 플랫폼입니다. 조직에서 업무를 효과적으로 관리하고 소통하기 위해서는 협업툴이 반드시 필요하며, 특히 코로나19 이후로 비대면 근무가 확산되면서 기업에서는 협업툴의 도입이 가속화되었습니다. 업무용 협업툴은 공통적으로는 메신저 / 업무관리 / 파일 저장 / 일정 관리 / 화상 회의 등의 기능을 제공하고 있습니다.

 

업무용 협업툴을 사용한다면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

✔️효율적인 커뮤니케이션 가능

기업에서는 협업툴을 사용하여 커뮤니케이션할 경우 보다 효율적으로 업무를 진행할 수 있습니다. 이메일로 주고받기보다는 채팅을 활용하여 간단하고 빠르게 소통할 수 있습니다.

✔️편리한 일정 관리

팀의 일정과 개인의 일정을 통합적으로 관리하고, 시각적으로 한눈에 확인할 수 있습니다.

✔️문서 및 자료 관리 용이

파일, 문서, 회의록 등 업무에 필요한 주요 자료들을 한 번에 공유 및 관리할 수 있습니다.

 

4️⃣ 업무 완료 후 리뷰 및 피드백

업무를 완료한 후에는 반드시 리뷰와 피드백을 통해 개선점을 도출해야 합니다. 목표 달성 여부와 실적을 점검하여 성과를 수치화해야 합니다. 또한 같은 팀 동료 혹은 상사에게 피드백을 받아 부족한 부분을 파악할 수 있습니다. 피드백을 받은 후 이를 분석하여 향후 업무 계획에 반영하고, 새로운 전략을 구상할 수 있습니다.

 

 

 

📊 협업툴을 통한 업무 관리

이처럼 이제는 조직 내에서 효율적인 업무관리를 위해 협업툴은 반드시 필요합니다. 이번 콘텐츠에서는 업무관리툴 중 ‘티그리스’를 중점적으로 소개해 드리려고 하는데요.

 

타이거컴퍼니에서 서비스하는 티그리스는 효율적인 업무관리와 커뮤니케이션이 가능한 업무 플랫폼입니다. 뉴스피드, 메신저, 캘린더 등의 기본 협업 기능과 인사·근태관리, 전자결재· 화상회의, 드라이브 등으로 구성된 부가 서비스를 제공합니다. 특히 뉴스피드와 메신저 등 기본 서비스에 대해 용량을 무제한으로 제공하여 방대한 업무 자료를 쉽게 검색/보관할 수 있습니다.

 

또한 티그리스는 업무에 필요한 어디서든 사용 가능한 클라우드 기반의 협업툴로, 단순한 협업툴을 넘어 구성원 모두가 커뮤니케이션을 통해 신뢰를 구축하는 것을 목표로 하고 있습니다. 생산성 향상과 불필요한 작업을 최소화하기 위해 업무용 SNS, 이메일, 전자결재, 인사·근태관리·시스템을 연동하여 하나의 페이지에서 모든 업무가 이루어질 수 있습니다.

 

최근에 출시된 티그리스 AI+는 Chat GPT-4o, DALL·E3, Claude 3.5 Sonnet 등 최신 AI모델을 적용하여 똑똑한 협업이 가능합니다. 또한 AI봇을 통해 용도에 맞는 템플릿을 생성하고 업무의 효율성을 높일 수 있습니다.

 

협업툴 티그리스를 활용하여 조직 내 업무관리를 스마트하게 개선해보는 것은 어떨까요?