비즈니스 이메일 작성법 실전 가이드

 

직장생활을 처음 시작한 새내기 직장인이라면, 업무와 관련된 이메일을 작성하는 것이 막막하게 느껴지곤 합니다.

이메일은 업무를 위한 기본적인 의사소통 수단이고, 자신의 전문성과 신뢰도에 영향을 미치기 때문에 직장 생활을 하면서 이메일로 잘 소통하는 능력도 중요한데요! 이번 포스팅에서는 새내기 직장인들을 위해 이메일의 기초부터 실전까지 알려드리겠습니다.

 

 

비즈니스 메일의 구성 요소

이메일을 작성할 때 보이는 화면입니다. 메일 서비스에 따라 차이가 있지만 보통 보낸 사람, 받는 사람, 참조(CC), 숨은 참조(HCC), 제목, 파일 첨부, 본문으로 구성되어 있습니다.

 

1️⃣ 받는 사람

비즈니스 상황에서, 이메일은 명확한 목적(ex. 확인 요청, 내용 전달, 업무 요청 등)이 있기 때문에 발송합니다. 받는 사람은 메일을 받고 답장을 통해 해당 목적에 대해 피드백을 주어야 합니다. 따라서 받는 사람은 참조, 숨은참조와 명확한 차이가 있습니다. 참조자와 숨은참조자는 메일을 받고 답장을 해줄 의무가 없지만, 받는 사람은 답장의 의무가 있죠. 확인했다면 확인했다, 업무를 요청받았다면 요청한 내용을 어떻게 진행중이다 또는 어떻게 진행했다 등 피드백을 주어야 합니다. 그렇기 때문에 너무 많은 사람들을 받는 사람으로 설정한다면, 오히려 책임 소재가 명확하지 않아 피드백을 못 받을 수도 있습니다.

 

2️⃣ 참조(CC)

참조(CC)란 Carbon Copy의 줄임말로, 복사본을 보낸다고 생각하시면 됩니다. 비즈니스 상황에서 업무 내용을 관련자와 공유하는 것이 중요하기 때문에 참조 기능을 많이 사용합니다. 메일을 받는 사람 외에도 내용을 확인해야 하는 사람을 참조로 넣고 메일을 보내곤 합니다. 참조자로 설정하면 참조자에게도 동일하게 이메일이 도착하기 때문에 메일을 전달해 공유하지 않아도 됩니다. 타인에게 “그 메일 보내실 때 홍길동 팀장님도 CC걸어주세요”, “저도 그 메일에 CC 넣어주세요”와 같은 말도 많이 듣게 됩니다.

 

3️⃣ 숨은참조 (BCC)

숨은참조 (BCC)란, Blind Carbon Copy의 줄임말로, 참조와 같은 기능을 하지만 받는 사람에게 참조된 사람이 보이지 않습니다. 참조로 넣은 사람은 받는 사람과 함께 이메일에 정보가 그대로 남아 있기 때문에, 받는 사람과 참조된 사람 모두 서로의 정보를 확인할 수 있습니다. 참조자의 정보를 받는 사람에게 알리고 싶지 않을 때 숨은참조를 사용합니다.

 

4️⃣ 제목과 말머리

 

이메일에서 제목은 아주 중요한 역할을 합니다. 업무와 관련된 이메일이 하루에도 수십 개 오가는 비즈니스 상황에서, 받은 메일함의 메일 목록에서 여러 이메일 중 긴급한 이메일을 신속하게 확인하고 소통하는 것이 필요하기 때문입니다.

이메일이 <안녕하세요.> <홍길동입니다.>와 같이 메일의 내용을 요약하지 못하는 제목이라면 받는 사람을 배려하지 못하는 셈입니다. 이메일 제목은 이메일의 목적과 내용을 요약하고 키워드를 포함해서 작성하는 것이 좋습니다.

 

말머리도 비슷한 역할을 합니다. 자신의 소속을 드러낼 수 있는 단어로 말머리를 작성하는 것이 좋은데, 받는 사람 입장에서 말머리를 통해 메일이 어디에서 왔는지 쉽게 구분할 수 있기 때문입니다.

 

5️⃣ 본문의 구성

 

이메일 본문은 업무에 필요한 핵심 내용을 군더더기 없이 전달하는 것이 핵심입니다. 보통 인사말 - 목적 및 요청사항 명시 - 핵심 내용 상세 설명 - 후속 조치 안내 - 마무리 인사로 구성합니다. 먼저 자신의 소속과 이름을 밝히며 시작하는 것이 가장 중요합니다.

 

그 다음에는 이메일을 보낸 이유에 대해 두괄식으로 표현하고, 상대방이 잘 이해할 수 있도록 풀어서 설명합니다.

그리고 상대방이 취해야 하는 조치(ex. 첨부한 내용을 확인해달라, 질문에 대해 답변 해달라, 언제까지 자료를 보내달라 등)에 대해 밝힙니다. 이메일의 목적(ex. 확인 요청, 내용 전달, 업무 요청 등)을   잘 드러내야 받는 사람과 명확하게 소통할 수 있습니다. 마지막으로 감사하다는 끝인사로 마무리하면 됩니다.

 

6️⃣ 이메일 서명

이메일 마지막에 본인의 소속과 연락처가 나와 있는 이메일 서명이 보이도록 설정해두는 것이 좋습니다. 매번 자신의 연락처를 적어주지 않아도 되고, 직접 종이 명함을 주고받지 않은 상황에서 자신의 소속과 연락처를 전달하는 좋은 수단이 되기 때문입니다. 이메일 서명은 이메일 서비스 설정을 통해 이메일 작성 시마다 작성 에디터에 고정적으로 표시되도록 설정할 수 있습니다.

 

 

 

비즈니스 메일을 잘 쓰는 방법

이메일을 보낼 때, 센스 있는 직장인이 되기 위해서는 받는 사람에게 편하도록 보내면 됩니다.

받는 사람의 입장에서 읽기 편한 글, 확인하기 편한 첨부파일이 좋겠지요?

과도한 특수문자나 이모티콘은 비즈니스 예절에도 적합하지 않고 가독성도 떨어뜨리지만, 아래와 같이 내용을 정리해주는 기호나 숫자는 적절히 사용해 글의 가독성을 높일 수 있습니다.

 

한 번에 여러 주제의 내용이 들어가는 이메일이라면, 소제목을 넣어 각각의 주제에 대해 짚어주는 것이 좋습니다. 읽기 편하도록 문단과 문단 사이도 적절히 띄워 주세요.

 

여러 개의 첨부파일을 보내는 경우에는 각 첨부파일에 어떤 내용이 들어 있고, 어떤 점을 확인하면 된다는 간략한 요약을 넣어 주는 것이 좋습니다. 받는 사람의 입장에서 처음 보는 여러 개의 첨부파일 중 어떤 것을 중점적으로 확인해야 하는지, 어떤 파일에 어떤 내용이 들어 있는지 헷갈릴 수 있기 때문입니다. 여러 개의 첨부파일 제목이 비슷하다면, 첨부파일 앞에 숫자를 넣어주는 것도 좋은 방법입니다. 예시처럼 첨부파일 하나씩 짚어 주며 설명할 수 있습니다.

 

 

 

비즈니스 이메일을 잘 보내는 법

비즈니스 이메일을 보낼 때 가장 많이 하는 실수는 첨부파일에서 나옵니다. 다른 파일로 잘못 보내는 경우, 첨부파일을 빼먹고 누락해서 보내는 경우들이 생각보다 자주 발생합니다. 이메일을 보내기 전 의도한 파일을 정확하게 첨부했는지 확인해야 합니다. 6개 이상의 첨부파일을 보내는 경우라면, 한 파일로 압축해서 보내는 것도 매너입니다. 받는 사람 입장에서 너무 많은 파일을 일일이 저장해야 한다면 시간이 많이 걸리기 때문입니다.

그리고 이메일 발송 전, 오타가 있는지 마지막으로 꼭 체크하세요. 나와 내 조직의 이름을 걸고 발송하는 문서이니만큼, 이메일에 오타나 잘못된 정보가 있다면 나 자신과 내가 속한 조직의 신뢰도에 영향을 줄 수 있습니다.

 

 

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업무 이메일은 우리의 전문성과 신뢰도를 보여주는 중요한 의사소통 수단입니다.

체계적이고 효과적인 이메일을 작성하는 습관을 들이면, 업무 생산성과 커뮤니케이션 능력 향상에도 큰 도움이 될 것입니다.

티그리스와 함께 업무 이메일에 자신감을 가지고 효과적으로 소통하기를 바라요!

 

 

 

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