신입사원이 알아야 할 필수 비즈니스 미팅 매너

새내기 직장인들에게 비즈니스 미팅은 종종 어려운 과제가 되곤 합니다. 다소 긴장되고 낯선 상황에서 신입 사원들이 비즈니스 미팅에서 전문성과 신뢰도를 쌓을 수 있도록 미팅 자리에서 지켜야 할 기본적인 매너와 태도에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

 

명함 주고받기, 자리 잡기 등 사소한 것 같지만 정확한 지침이 없어 당황하는 순간들을 위해, 회의 계획부터 참석 시 주의사항까지 5개 항목으로 나누어 실전 팁을 준비해봤는데요.

 

실제로 미팅에서 필요한 팁을 제공하여, 더욱 자신감 있게 미팅에 임할 수 있도록 도와드리겠습니다. 이를 통해 업무 역량은 물론 대인관계 스킬까지 향상시킬 수 있을 거예요.

 

1. 미팅 준비의 기본, 일정 관리하기

비즈니스 미팅을 효과적으로 진행하기 위해서는 일정 관리가 매우 중요합니다. 다음과 같은 사항들을 고려하여 일정을 세우고 관리해보세요.

 

다수의 인원이 참여하는 경우, 참석자들의 개인 일정을 확인하여 가장 많은 인원이 참석할 수 있는 일정을 선정합니다. 

일정을 확정했다면, 참석자들에게 이를 그룹 메신저나 메일로 공지합니다. 사내 회의실을 사용 예정이라면, 예약 후 회의실 정보도 같이 기재해 주세요. 외부 참여자가 있다면 회의 장소에 대한 경로와 주차 정보도 함께 제공해야겠죠?

 

마지막으로 미팅 시간을 정확히 지키는 것은 가장 기본적인 예의입니다. 지각은 상대방에 대한 존중과 신뢰를 떨어트릴 수 있습니다.

 

2. 명함 잘 주고, 잘 받는 방법

명함 교환은 비즈니스 미팅에서 매우 중요한 절차입니다.
상대방의 정보를 얻고 상호 신뢰를 쌓을 수 있어요. 명함 교환 시 지켜야 할 매너는 다음과 같습니다.

 

먼저, 아랫사람이 먼저 명함을 건넵니다. 명함을 건넬 때는 상대방과 눈을 마주치며 이름과 소속을 소개합니다. 상급자에게 명함을 받을 때는 가볍게 인사를 하며 두 손으로 받습니다. 명함은 주머니나 지갑에 넣지 않고 책상 위에 올려둔 채로 미팅을 진행합니다. 이는 상대방의 정보에 관심이 있다는 의미로 보일 수 있습니다.

 

최근에는 앱을 활용하여 명함을 디지털로 저장하는 편리한 명함 관리도 가능합니다.받은 명함을 앱으로 정리하면 명함 정보를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이는 상대방과의 네트워킹을 효과적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.

 

3. 어떻게 부르고 어떻게 앉을까요?

일반적으로 상급자에게는 "김철수 대리님"과 같이 "(성함)+(직함)님"으로 부릅니다. 아랫사람에게는 "(이름)님" 또는 "(이름)씨"를 호칭으로 사용합니다.

 

자리 배치에는 기본적으로 출입문에서 가장 먼 자리가 상석입니다. 상석은 보통 사회적 지위나 직위가 높은 사람이 앉는 자리를 의미해요. 반면에 문과 가장 가까운 자리는 보통 아랫사람이 앉는 자리입니다.

물론 직급 이외에도 미팅의 목적과 분위기, 참석자들의 역할 등을 복합적으로 고려하여 자리를 결정해야겠죠? 복잡한 동선으로 미팅의 흐름이 끊기는 것을 방지하고 원활한 미팅을 진행하기 위해 발표자나 진행자가 전자기기나 단상과 쉽게 접근할 수 있는 위치를 선정하는 것이 중요합니다.

 

또한 출입구와 가까운 자리는 갑작스러운 퇴장이나 입장이 필요한 일정을 가진 인원이 앉는 것이 좋습니다. 이러한 요소들을 고려하여 자리를 배치하면, 더욱 효과적인 미팅을 진행할 수 있습니다.

 

4. 휴대폰은 잠시 내려두세요!

비즈니스 미팅 중 회의 진행에 집중하고 참석자 간의 원활한 상호 작용을 위해서는 개인 휴대폰 사용을 자제하는 것이 좋습니다.
휴대폰 사용은 회의 집중력을 떨어뜨리고 다른 참석자들에게 불편함을 줄 수 있습니다. 중요한 내용을 놓쳐 흐름을 따라가지 못한다면 회의의 분위기를 흐리게 될 수 있어요.

 

특별한 사유가 아니라면 휴대폰은 무음 모드로 전환하고 책상 위에 놓아두세요. 급한 연락이 온다면 조용히 자리를 피해 통화하는 것이 예의입니다.

 

5. 경청은 기본, 마무리는 회의록 공유

발언할 때는 상대방의 말을 끊지 않고 경청한 후 간결하고 핵심을 중심으로 말하는 것이 좋습니다. 자신의 의견에 대한 근거나 추가 설명이 필요할 경우 자료를 미리 준비하면 의견에 대한 신뢰도를 높일 수 있습니다.

회의가 끝났다면, 정리한 회의록을 참석자들에게 공유해 주세요. 회의록에는 주요 논의 내용, 결정 사항, 참석자 및 마감 기한 등을 명확하게 기록합니다. 긴 회의 내용의 결과를 간단히 요약해 회의록 상단에 작성해 둔다면 팀원들의 시간을 아낄 수 있을 거예요. 사내 메신저나 팀드라이브에 날짜와 회의 제목이 보일 수 있도록 작성된 파일을 첨부해서 마무리해 보세요.

 

비즈니스 미팅은 업무 수행을 위한 것뿐만 아니라 상호 존중을 바탕으로 한 의사소통의 장이라는 점을 기억해야 합니다. 적절한 긴장감을 유지하면서도 서로 배려하고 긍정적인 태도로 임하는 것이 중요하겠죠? 이러한 노력은 신입사원으로서 비즈니스 미팅에 자신감 있게 참여할 수 있게 만들어 줄 거예요.

비즈니스 미팅은 본인의 역량을 표현하고, 다른 참가자들과 의견을 공유하고, 새로운 아이디어를 제시하는 중요한 기회입니다. 상황에 맞는 매너와 태도를 갖추는 것은 물론, 회의에 적극적으로 참여하다 보면 점차 전문성을 쌓아갈 수 있을 거예요.

 

앞으로도 꾸준히 배우고 실천하는 자세로 성장해 나갈 여러분을 티그리스가 응원합니다!

 

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