업무 마무리 단계에서 꼭 해야 할 일이 하나 있습니다. 바로 '아카이빙'입니다. 아카이빙은 보관을 뜻하는 영어 단어인데요. 업무 아카이빙은 수많은 업무 기록과 자료 중 중요한 내용을 선별해 보관하는 것이라고 할 수 있습니다. 업무 지식과 노하우를 잘 보관하면, 구성원들은 이를 바탕으로 더 나은 결과물을 만들 수 있습니다. 업무 시간도 단축되죠!
업무 아카이빙은 중요하지만, 잘 이루어지지 않는 경우가 많습니다. 소중한 회사의 자산인 업무 기록과 자료를 폴더 여기저기에 대충 저장하고 찾지 못하는 상황을 흔히 볼 수 있죠. 뒤늦게 수많은 파일과 업무 내용을 정리하려고 하면 막막하기만 한데요. 티그리스 사용자라면 걱정하지 마세요! 티그리스의 #지식 기능으로 쉽게 업무를 분류하고, 게시물을 정리할 수 있습니다.
#지식은 생성한 태그별로 게시물을 모아서 볼 수 있는 기능입니다. 업무 아카이빙과 인수인계 시 특히 유용합니다. 티그리스 메인화면 상단 메뉴 또는 앱 서랍에서 #지식 기능을 확인할 수 있습니다. (※ 회사마다 사용 중인 기능에 따라 #지식의 위치가 다릅니다. 상단 메뉴에 #지식이 없다면 앱 서랍을 확인하세요!) 아직 이 기능을 잘 모르는 분들을 위해 간단한 사용법과 활용팁을 소개합니다.
🏷 #지식, 어떻게 사용하나요?
해시태그와 키워드로 쉽게 태그를 만들어 #지식 기능을 활용할 수 있습니다. 모아보기와 검색도 자유롭게 가능합니다.
① 게시글을 작성할 때 해시태그(#)와 키워드를 띄어쓰기 없이 입력하세요. 글을 등록하면 자동으로 태그가 생성됩니다. (ex. #공지사항)
② #지식에서 생성된 태그를 확인할 수 있습니다. 포함된 게시글이 많은 태그 순으로 정렬되며, 태그 검색과 태그별 키워드 검색 모두 가능합니다.
🔍 검색과 #지식, 이런 점이 달라요
검색 기능으로 충분히 원하는 자료를 찾을 수 있지만, 태그를 생성하면 더 효율적으로 업무 기록을 정리할 수 있습니다. 검색 시에는 해당 키워드를 포함한 모든 글이 노출되기 때문에 필요한 정보를 찾는 데 더 많은 시간이 소모되는데요. 태그로 게시글을 분류하면 태그한 글만 모아볼 수 있어 업무 시간이 절약됩니다.
➕ 업무 관리가 쉬워지는 태그 더 알아보기
#지식 기능은 이해했지만, 적절한 태그를 생성하기 어려운 분들을 위해 몇 가지 태그 유형을 소개합니다. 업무 특성에 따라 적절한 태그를 만들어 사용해 보세요!
✅ 회사별 태그를 만들어 활용하세요.
#고객사 #파트너사 #회사명 #기관명 #타이거컴퍼니 #티그리스
고객사 관리가 중요한 B2B 기업이거나 여러 파트너사와 협업하는 경우, 회사별 태그를 만들어 활용하는 것을 추천합니다. 해당 회사와 관련된 업무 기록을 #지식에서 한눈에 볼 수 있어 편리하거든요. 고객사 태그는 인수인계 시에도 유용한데요. 신규 입사자가 특정 고객사나 파트너사와 일해야 할 경우, #지식에서 해당 회사와 관련된 내용을 빠르게 파악할 수 있습니다.
✅ 반복되는 프로젝트는 과정별 태그를 만들면 유용해요.
#입찰공고 #견적서 #입찰제안서 #중간보고서 #결과보고서
정부사업 등 반복되는 프로젝트를 진행하는 회사라면, 과정별 태그를 생성하는 것을 추천합니다. 새롭게 프로젝트를 시작할 때, 단계별로 과거 업무를 참고할 수 있거든요. 중간보고서를 작성해야 할 때는 #지식에서 '중간보고서'를 태그한 글만 확인하면 됩니다.
✅ 정기적으로 진행되는 업무도 태그로 관리하세요.
#모바일배포 #콘텐츠발행 #월마감 #고객만족도조사 #연말정산
월별, 분기별로 진행되는 고정적인 업무도 태그로 관리하면 편리합니다. 매주 발행되는 콘텐츠, 매월 진행되는 앱 업데이트, 월 마감, 매 분기 진행되는 고객 만족도 조사, 연간 광고 등이 대표적입니다. 생성된 태그를 통해 업무 추이를 파악할 수 있고, 지난 업무와 결과를 비교하기도 용이합니다.
✅ 인수인계를 위한 필수 정보를 태그로 분류할 수 있어요.
#신규입사자 #마케팅팀_인수인계 #디자인리소스 #티그리스사내규정
신규 입사자는 입사 후 업무용 프로그램을 설치하거나, 회사 규정을 찾아볼 일이 많은데요. 이런 경우에도 태그가 유용합니다. 프로그램 설치 게시글이나 사내 규정 등 신규 입사자가 참고해야 할 게시글에 태그를 생성하는 거죠! 기존 구성원은 신규 입사자에게 "#지식 '신규입사자' 태그에서 필요한 프로그램 먼저 설치하세요."라고 말하기만 하면 됩니다. 번거로운 파일 공유 절차가 사라집니다.
이 외에도 만들 수 있는 태그는 정말 다양합니다. 업무에 따라 태그를 만들어 기록을 축적할 수 있습니다. '보도자료 배포'나 'CS(고객서비스)' 등 자주 반복되는 업무도 태그로 정리하면, 추후에 업무 기록을 확인할 때 편리합니다. '아이디어 제안'과 같은 태그를 만들어 구성원의 생각을 모으는 것도 가능하죠. 잘 사용하면 더 똑똑하게 일할 수 있는 #지식 기능! 이제 더 효율적인 업무를 경험해 보세요. 📑
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